アクティビティを管理する
5. アクティビティを管理する
5.1 TaskTimerを使う
5.2 アクティビティを管理する
5.1 TaskTimerを使う
TaskTimerは、個人の毎日の計画とチームの時間を管理するためのプログラムです。
TaskTimerを最初に立ち上げるとデイリービュー（設定によります）が表示されて、その日のタスクやアポイントメントの予定を見ることができます。
また、部下やチームメンバーのデイリービューを見ることが可能なので、アポイントメントやミーティングだけでなくその他のアクティビティも含めて日常の仕事全体を組織的に調整することができます。
このように、今日実行しようとしている計画された日常の仕事を確実にフォローできることで、TaskTimerから最大の恩恵を得ることができます。
今日の実績の確認と次の日の予定を計画するために、その日の帰宅前の10分を使いましょう。 このような習慣を身につけると、明日行うべきことを明確に把握できるので、事前予防的な対応が可能になります。
マネジャーの毎日の仕事の一部は恐らく、マイルストーンやゴールの進捗が守られていることを確認するために、プロジェクトを管理・モニターして、チームメンバーへの仕事の依頼をフォローアップすることにあるでしょう。
TaskTimerでは、わずかなマウス・クリックだけで、種々のビューを開いてプロジェクトやメンバーの状況を見ることが可能です。
ここでは、TaskTimerで毎日の日常の仕事を処理します。
デイリービューから始めて、それぞれの個別のタスクがどのように実行されるかを説明します。
5.2 アクティビティを管理する
1日の最初にTaskTimerを開くと、スクリーン上には以下のようなデイリービュー（設定によります）が表示されます。
デイリービューはその日計画したすべての予定を含んでいます。
もちろんデイリービューには他のユーザーが計画しあなたに依頼した予定も表示されています。
予定というのは4つのカテゴリーに分けることができます ： アポイントメント、コンタクト、タスク、イベントです。
デイリービューでは、それぞれのタイプの予定（アクティビティ）ごとに4つのペインに分けられます。
アポイントメント
このペインは1日の計画のカレンダーの画面です。
ここでは特定の日に実行する時間を予約するタスクを入力します。
アポイントメントとは、特定の日に特定の時刻においてしなければならないタスク（たとえば、会議や出張など）のことです。
コンタクト
コンタクトとは、他の人と連絡を取ることを伴うタイプのタスクのことです。
例えば、営業部からの営業状況の最新の報告を頼みたいような場合、営業部とコンタクトを取ることを必要とするのでコンタクトに属します。
左端には、コンタクトがE-mail（書面）によってか電話（口頭）かを明示することができる2つのカラムがあります。
タスク
標準タスクとは、計画されたアクティビティです。
アクティビティに実行する特定の時間帯を確保していない場合、それをタスクペインに置くことができます。
左端には、タスクに割り当てられた所要時間とタスクの優先度を表示する2つのカラムがあります。
このタスクを実行する場合は、アポイントメントペインの中にマウスでそれを希望する時刻にドラッグ・アンド・ドロップすることができます。
タスクは自動的にアポイントメントに変換され、必要な時間がカレンダーシステムに予約されます。
イベント
イベントとは、覚えておく必要があるが、必ずしも行動を要求されないアクティビティのことです。
子供の誕生日、備忘録的に記録しておきたい準備作業、プライベートな特別な日、取引先の休日などです。
このイベントは、さらに効率的にカレンダーシステムを使う方法を与えます。
もし登録したイベントが後で実行する時間を必要とする可能性があるなら、それをアポイントメントとして作って、そのアポイントメントをイベントペインにドラッグしておきます。
そうすると、後でイベントを実行する必要が生じた場合アポイントメントペインにドラッグして、それをアポイントメントに変換することが可能となります。
この機能によって、前もってカレンダーシステムで時間を取ることができないようなイベントを覚えておくことができます。
例 ：
明日の仕事で、短い販売レポートを書いて、そして取引先の営業部長と打合せしなければなりません。
また銀行の顧客アドバイザーに電話をかけて、もし時間が許すなら地方貿易博覧会に参加しなければなりません。
このような予定をデイリービューに登録します。
① 最初に、デイリービューを明日に移動します。
デイリービューのツールバー上の［次の日へ］をクリックします。
② 【販売レポート】の作成
標準タスクダイアログ・ボックスを開いて、表題に【販売レポートの作成】と入力します。 それから追加の詳細内容（所要時間、優先度）を加えます。
OKをクリックすると、明日のデイリービューのタスクペインに表示されます。 優先度と所要時間を見ることができます。
③ 【取引先とのミーティング】
アポイントメントダイアログ・ボックスを開いて、表題に【取引先とのミーティング】と入力します。 それから追加の詳細内容（開始時刻、所要時間または終了時刻、必要であればアラーム
、開催場所を選択します）を加えます。
④ 【地方貿易博覧会への参加】
貿易博覧会についてもアポイントメントペインで同様の手順に従います・・・。
そして、貿易博覧会の案件をアポイントメントペインからイベントペインへドラッグします。
こうしておくと後で、もし時間が許すなら、イベントをアポイントメントに変換することによって、参加するための時間を予約することが可能となります。
⑤ 【銀行の顧客アドバイザーに電話】
それから、コンタクトペインで銀行の顧客アドバイザーに電話をするために表題と所要時間を登録します。
電話である旨のチェックをします。
以上で、明日行う必要のある日常の仕事すべての計画が終わりました。
