ProjectControllerでプロジェクトを計画し管理する
3. プロジェクトを計画し管理する
3.1 新しいアイコン
3.1.1 プロジェクトコントロールビュー
3.1.2 時間登録ビュー
3.2 プロジェクトを計画する
3.2.1 新しいプロジェクトを作る
3.2.2 マイルストーンを設定する
3.2.3 タスクを作る
3.2.4 タスクを移動したりサイズを変える
3.2.5 タスクを委任する
3.2.6 プロジェクトの計画ビュー
3.2.7 標準タスクの自動的な委任
3.2.8 サブプロジェクトを作る
3.2.9 PERTによるプロジェクト計画の評価
3.2.10 クリティカルパスとクリティカルタスクの確認
3.2.11 プロジェクト開始ウィザードとテンプレートを使う
3.3 プロジェクトを管理する
3.3.1 経費を記録して、そして追跡する
3.3.2 消費時間を登録する
3.3.3 状況のコントロールと報告
3.3.4 クリティカルな要素とボトルネックのモニタリング
3.3.5 フォローアップと周期的な報告
3.1 新しいアイコン
ProjectControllerはツールバーの2つのアイコンを通してアクセスできます。
[プロジェクトコントロールビューアイコン 時間登録ビューアイコン］
3.1.1 プロジェクトコントロールビュー
プロジェクトコントロールビューはProjectControllerのコアとなるプロジェクト計画機能です。
そこでは、必要なプロジェクトの概要を得て、アクティビティを予定して、プロジェクトの進捗をモニターすることができます。
3.1.2 時間登録ビュー
時間登録ビューからはProjectControllerの時間登録レポートにアクセスできるようになります。
3.2 プロジェクトを計画する
3.2.1 新しいプロジェクトを作る
新しいプロジェクトを作るために、プロジェクトコントロールビューを開きます。
プロジェクトコントロールビューペインを右クリックして、そして［新規プロジェクト］を選択します。
プロジェクトダイアログ・ボックスで、プロジェクトの詳細を入力することができます。
プロジェクトダイアログ・ボックス
◆ ［全般］タブ
プロジェクトに略称、表題、開始日 / 終了日を設定します。
［プロジェクトのゴール］フィールド ： プロジェクトのゴールを記述します － 時々ここに戻ってそれを読んで、正しいプロジェクトのコースを保持することを確認することを忘れないようにしてください。
プロジェクトの目的を見失わないように、「開始フェーズ」で策定された「プロジェクトのゴール（目標)」を記載しておくことが大切です。 誰でも、即座に見ることができ、それから外れないようにプロジェクトを管理していくことが進捗管理の重要に役目です。
上位のプロジェクトとのリンク
作成するプロジェクトが、あるプロジェクトのサブプロジェクトである場合、ドロップダウンリストから親プロジェクトを選びます。
「開始リンク」と「終了リンク」フィールド ： プロジェクトを親プロジェクトの特定のマイルストーンに関連づけることができます。
[プロジェクトのタイプ]フィールド ： 適切なプロジェクトのタイプを選択します。
◆ ［ゴール］タブ
プロジェクトが企業のさまざまなゴールの実現に寄与しているなら、プロジェクトを複数のゴールにリンクすることができます。
プロジェクトが組織や会社のどの目標を達成するために組織されたのかを明確にすることが、プロジェクトを構成するメンバーの士気とフォーカスを高めるために重要なことです。
◆ ［CSF］タブ
重要成功要因を登録してモニターすることができます。 それはプロジェクトの進捗に重要な役割を演じます。
◆ ［添付資料］タブ
プロジェクトに添付する資料を保管することができます。 その中にはプロジェクトに関する背景情報などを書き加えることができます。
メモを［プロジェクトテンプレート］を使って作成する場合、必要なデータはプロジェクトから自動的にメモに転送されます。（テンプレートは新規に作成したり、現行のものを修正したりすることができます。)
途中でプロジェクトに変更を加えると、メモの内容は自動的に最新のものに更新されます。
添付資料を配布する（すなわち、それをパブリックにする）ために、メモを右クリックし［プロパティ］を選択して、そして［パブリック］ラジオボックスをチェックします。
プロジェクトにはいくつでも資料を添付することができます。
◆ ［個人］タブ
プロジェクトマネジャーとプロジェクト責任者を選択します。
ほかの誰かをプロジェクトマネジャーにする場合、彼にプロジェクトを委任していることになります。
TaskTimerはメッセージ交換機能によって当人にメッセージを送ります。
プロジェクトに含める個人を、リストボックスから選択します。
一旦プロジェクトを委任したら、もうそのプロジェクトデータを編集することができません。 それは当人を信頼している証明になります！
◆ ［アカウント］タブ
適切な金額と時間のアカウント番号を入力します。
財務システムにプロジェクトデータの送り状を送付するとき、これらのアカウント番号で当該のデータを抽出することができます。
プロジェクトには、署名された契約書やプロジェクト計画を厳密に遵守して送り状を作られなければならないプロジェクトや、オリジナルのプロジェクト計画からのある程度の乖離を可能にするプロジェクトまでいろいろあります。
最初のケースでは、送り状を作ることに対して「予算」をベースとして選びます。
2番目のケースでは、「実績」を選択することで、実際のコストで送り状を作ることになります。
2つのアカウント（金額、時間）フィールドで、ProjectControllerは全体的な予算と実績を表示します。
予算はプロジェクトでのそれぞれの要素の予算から直接計算されます。 実際の労働コストは実績フィールドで合計されます。
このように、ProjectControllerは全体的なプロジェクト労働コストの予算とプロジェクト展開中の実績状況を提供します。
［割り当てられた時間］グループで、後ほど、将来に予定されている時間を含めての合計と同様に現在までにプロジェクトに割り当てられている時間の合計を見ることが可能となります。
◆ ［オートメーション］タブ
プロジェクトの進捗状況の管理の自動化を手伝う一連のパラメータをセットすることができます。 一連の要求事項に合うようにカスタマイズできます。
自動的な進捗の管理は、以下のような項目から選ぶことができます。
・ 手動で（全般タブに設定）
・ 最新の状況報告で
・ 日付に基づいて
・ 最も危機的なサブレベルに基づいて
プロジェクトダイアログ・ボックスでプロジェクトを記述したら、プロジェクトのアクティビティのスケジューリングの開始と、マイルストーンを定義する準備ができていることになります。
いつでもこのダイアログ・ボックスに戻ることが可能で、プロジェクトマネジャーのみが、データを編集することを許されています。
プロジェクトコントロールビューからプロジェクトを組み立てることは多くの利点があります。
・ プロジェクト計画を立てると、ガントチャートやフローチャートは、直ちにグラフィカル表示をすることができます。
・ このビューでは、ドラッグ＆ドロップで直接プロジェクトを組み立てることができるように設計されています。
プロジェクトコントロールビューで仕事をすることについてのさまざまな方法があります。 そして、プロジェクトを計画するとき、時間を節約することができる実用的なヒントを次の項で説明します。
3.2.2 マイルストーンを設定する
プロジェクトの仕事は期限から遡って設定します。 そして最初にプロジェクトの成功に重要なすべてのマイルストーンを入力します。
プロジェクトペインを右クリックして、ポップアップメニューから［新規タスク］を選択します。
［マイルストーン］を選択して、そして［OK］をクリックします。
マイルストーンは、実行フェーズでのプロジェクトの進捗をモニターし調整する目的で作成されます。
この目的のために慎重にマイルストーンを定義する必要があります。
それらはまた、個々のプロジェクトメンバーへプロジェクトの全体的な状況を伝達するための方法でもあります。
メンバー全員がプロジェクトの進捗状況を理解できるようにマイルストーンを明確に表現し定式化する必要があります。
例えば、「βバージョンは承認された」や、「小冊子はフランス語に翻訳された」など。
◆ ［全般］タブ
マイルストーンダイアログ・ボックスの［全般］タブで表題を入力します。
他のタブでは、資料を添付したり、リファレンスを関連づけたり、マイルストーンの状況計算ルールを定義することができます。
◆ ［オートメーション］タブ
マイルストーンの自動的な進捗の管理は、以下のような項目から選ぶことができます。
・ 手動で（全般タブに設定）
・ 最新の状況報告で
・ 日付に基づいて
［プロジェクトのために入力したマイルストーンはプロジェクトコントロールビューのガントチャートで見ることができます。］
該当するプロジェクトの名前の上に直接ビューのツールバーから対応するアイコンをドラッグすることによって、新規タスク、アポイントメント、イベントと同様、新規マイルストーンを作ることができます。
対応するダイアログ・ボックスが開かれ、そして新規の要素は自動的に、選択されたプロジェクトに連結されます。
新規マイルストーンを作ったら、プロジェクトコントロールビューでそれをクリックし、新しい日付にそれをドラッグ＆ドロップすることによって調整できます。
そのとき、スクリーンチップがどの日付に変更されているかを表示します。 新しい日付にマイルストーンをドロップするとき、結果が知らされて、その変更を受け入れるよう促されます。
3.2.3 タスクを作る
プロジェクトのタスクを作る場合は、以下の方法で行ないます。
(1) ［プロジェクトコントロールビュー］の左側のペインで該当するプロジェクトを強調表示して、ペイン上を右クリックして、そしてポップアップメニューで［新規タスク］を選択します。
(2) 該当するプロジェクトの名前の上に直接ビューのツールバーから新規タスクアイコンをドラッグすることによって設定します。
［新規タスク］ダイアログ・ボックスでは、新規のアポイントメント、コンタクトタスク、標準タスク、イベントを選択できます。
該当するダイアログ・ボックスが表示されたら、プロジェクトマイルストーンにリンクを設定するだけでなく、タスクのすべての詳細を入力することが可能になります。
［新規タスク］ダイアログ・ボックスを開くために［新規タスク］のアイコンをプロジェクトのツリービューのマイルストーン上にドロップすると、そのタスクは自動的にこのマイルストーンに関連づけられます。
［プロジェクトコントロールビュー］の右上にある、［タスクラインの切り替え］アイコンを使うことで、そしてタスクとマイルストーンの間の依存関係を見ることができます。
「プロジェクトをビューにオートフィット切り替え」アイコンを使うことでガントチャート上の全プロジェクトの概要を見ることができます。
どんなタイプのタスクでも、ProjectControllerユーザーはダイアログ・ボックスの［アカウント］タブにアクセスすることができます。
このタブの「予算」フィールドでは、この特定のタスクに割り当てられた時間の財務上の結果を見ることができます。
［アカウント］タブは2つの部分に分割されています ： 金額と時間です。
［全般］タブでタスクに時間を割り当てたら、時間の合計は［時間予算］フィールドに表示されます。 ProjectControllerは自動的にタスクの所有者の時間単価からそのタスクの予算を計算します。
「実績」フィールドでは、ProjectControllerはこの特定のタスクを登録しその時間を合計し、そして割り当てられた予算と比較することでバランスを表示します。
もし金額実績を実際に使用した時間と時間単価の掛け算によって求めることを望まないなら、全体のコストの計算のために使われる総額を入力することができます。
「送り状に使用」グループは、このタスクの送り状に使用するためのベースを表示します ： 「予算」あるいは「実績」
総額を使うときは、「実績」を選びます。
送り状の作成が予算に基づいていると、どの時間もタスクに費やされていないこの段階でのバランスはプラスとなります。 これは、タスクを完了するのに時間と金が予算よりまだ余っていることを示しています。
実績を選択すると、この段階では、金額と時間のバランス項目はマイナスになっています。 これは使用した時間と金額が予算に対して立てられた予算に対してまだ少ないことを表わしています。
［割り当て時間］グループで、将来に予定された時間を含めての合計と現在の日付までにプロジェクトに割り当てられた時間の合計を見ることができます。
［割り当て時間］というのは、時間予約あるいはアポイントメントの形式でタスクの時間予算から特定の時間帯に変換されたもので、変換した時間帯に「経費に追加」マークを付けた時間の合計と定義されます。
そのグループの値はプロジェクトダイアログ・ボックスの［アカウント］タブでプロジェクト全体として総計されます。
金額と時間のアカウント番号を忘れずに入力する必要があります。 それらは財務に関するレポートでタスクごとに表示されます。
標準タスクダイアログ・ボックスの［PERT］タブで、適切なチェックボックスをチェックすることによって2つのPERTによる見積を有効にすることができます ： PERT － 所要時間とPERT － 所要日数。
登録したパラメータはプロジェクト全体に対応するPERT見積で考慮に入れられます。
［PERT計算に必要なタスクパラメータの評価を入力します］
PERT － 所要時間のグループでは、仕事を完了するために必要な悲観的 / 現実的 / 楽観的な所要時間の合計の評価を入力することができます。
入力されたら、予算内で仕事が完成する可能性が表示されます。
この数字はプロジェクト全体についてのPERT － 所要時間の計算で考慮に入れられます。
PERT － 所要日数のグループでは、仕事が完了するのに必要な悲観的 / 現実的 / 楽観的な所要日数の合計の評価を入力することができます。
タスクが期日どおりに完成する可能性はそれから直ちに計算されて、プロジェクトのクリティカルパスとクリティカルタスクを定義します。
編集しているタスクがプロジェクトの一部であるなら、［リンク］タブ（次の項を参照）でプロジェクトの他のタスクを見て、そして相互依存関係を定義することが可能です。
標準タスクダイアログ・ボックスの［アドバンス］タブで、該当するタスクの必要とするスキルとレベルを選択することができます。
この情報は特に自動的な委任に役立ちますが、従来からの委任モードを使うときも同じく貴重です。
プロジェクトのすべての要素が定義されたら、選択されたタスクの委任を始めることができます。
これは（「タスクの委任」の項で説明します）［タスク］ダイアログ・ボックスで実行されます。
それから、委任された個人からフィードバックを受け取ることができます。
委任された人は委任を受諾するか辞退できます。
委任したタスクの内容の変更をすることもあります。 タスクにすでに割り当てている所要時間や金額を調整するかもしれません。
プロジェクトの要素を、定義して委任してそしてスケジュールすることで、アクティビティの流れの概要をつかむことができ、そして予算、時間、人的資源に従って計画を調整することが可能となります。
プロジェクトダイアログ・ボックスの［アカウント］タブでプロジェクトに計上されている全体的な時間予算を見ることができます。 そしてその結果として生じる労働コスト予算を見ることができます。 これらの情報からリソースの配分を修正して、調整した結果の財務上のデータを見ることができます。
3.2.4 タスクを連結する
プロジェクト計画の中でアクティビティをスケジューリングするとき、それぞれの要素の相互依存関係を考慮することが重要です。
第一歩はアクティビティをプロジェクトのマイルストーンと連結することです。 しかし個別のタスクはしばしば相互依存的なので、計画を立てる仕事の重要な部分はさまざまなアクティビティがどのようにお互いを制約するか考えて、アクティビティフローチャートの中にこのような制限を統合することです。
スケジューリングされたそれぞれのタスクにとって、プロジェクトの他のどのタスクが当該タスクの開始 / 終了のための前提条件であり得るかについて明らかにすることは重要です。
マニュアルの翻訳はマニュアルが書かれたとき始めることができます。 CDのパッケージングは生産が始まってから始めることができます。 契約を終了することができるのはパートナーと交渉が終わったときです。
タスクは以下の4つの方法で別のタスクに連結することができます。
① 他のタスクが開始する前には開始することができない
② 他のタスクが開始する前に終了することができない
③ 他のタスクが終了する前に終了することができない
④ 他のタスクが終了する前に開始することができない
定義する連結は、アクティビティの流れを視覚化して、プロジェクトコントロールビューのガントチャートで見ることができます。
タスクダイアログ・ボックスの［リンク］タブで別のタスクに連結することができます。
［リンク］タブの左側で、［使用可能なタスク］リストの中からにマークを付けてタブの適切なリンクフィールドにタスクをドラッグすることでリンクしたいタスクを選択することができます。
関係しているタスクのそれぞれの開始 / 終了日付によって、リンクタイプのどれでも選択することが可能というわけではありません。
［［タスク］ダイアログ・ボックスの［リンク］タブからプロジェクトの他のタスクとの依存関係を定義することができます。］
プロジェクトコントロールビューのガントチャートでタスクをクリックして、連結したいタスクに垂直にドラッグすることによって、タスクの間に同じく相互依存関係を作ることができます。
4つの連結のタイプはタスクのどの部分をどこからどこへドラッグするによって決定されます。
タスクの開始から連結する場合はタスクバーの前半をクリックします。 またタスクの終了から連結する場合はタスクバーの後半をクリックします。
ProjectControllerは自動的に可能な相互依存関係をつけます。
ドラッグするタスクの部分が、開始または終了に連結するかどうかを決定します。
2つのタスクがリンクされたら、それらはプロジェクトの中でこの関係を保持します。
これは連結する1つのタスクが動かされる場合、可能であるならもう一方のタスクが同じく対応して動かされることを意味します。
あなたは、あなたが作ったタスクを動かすことができるだけです。
連結を削除する場合は、タスクをクリックして、キーボードのCtrlキーを押下したまま、垂直に連結された適切なタスクをドラッグします。
ProjectControllerが削除したい相互依存関係を認識したら、それはガントチャート上に赤で強調表示されます。 そしてコントロールキーとマウスボタンを放すことによってそれを削除することができます。
2つの異なるタイプの接続ラインがプロジェクトコントロールビューのガントチャートで表示されます。
それらは ： タスクラインが、タスクとマイルストーンがどのように連結しているかと、タスク同士がどのように相互依存しているかです。
すべてのラインが表示されるとビューはあまりにも複雑になるので、プロジェクトの流れは不明確になるかもしれません。
プロジェクトの流れに集中するために、タスクラインを隠して、タスク同士のリンクだけを表示することは良い考えです。
そしてタスクラインを隠したり見せたりするために、［プロジェクトコントロールビュー］の右上の［タスクラインの切り替え］アイコンをクリックします。
3.2.5 タスクを移動したりサイズを変える
プロジェクトの計画を調整するとき、タスクをプロジェクトの中で動かすことはしばしば必要です。
これは［プロジェクトコントロールビュー］の中で、マウスで選択したタスクを新しい日付にドラッグすることによって容易に実行できます。
また、タスクバーを引っぱって、タスクの所要期間の調整をするためにマウスを使うことができます。
両方のケースでは、変更する前とそれが登録される前に、スクリーンチップが表示されて確認を促されます。
もしいくつかのタスクをリンクした場合、実際どのようにそれらがお互いを制約しあうか定義したことになります。
多くの場合それらの依存状態により1つのタスクを移動すると、自動的に他のタスクも移動しなければならないことを意味します。
それらのケースでは、移動したタスクによってそれに連結したタスクが自動的に伸縮します。
タスクを動かすことで連結されたタスクのいくつかが伸縮できないような場合 － 例えばマイルストーンのためにクリティカルなタスクの依存状態が保持できないようなとき － もし変更を受け入れるなら、連結が削除されることを示すために該当する連結が赤に変わります。
3.2.6 タスクを委任する
委任はTaskTimerとProjectControllerのキーの機能です。
タスクの委任については、以下の2つの方法があります。
① プロジェクトのタスクの委任については、プロジェクトのすべてのタスクとそれに必要とされるスキル、プロジェクトのメンバーと彼らの作業負荷とが結合された概要が表示される、プロジェクトの計画ビューを使うことができます。 プロジェクトの計画ビューからは、タスクをメンバーに委任することができます。
② 当該タスクのダイアログ・ボックスの［アドバンス］タブから個別にタスクを委任することもできます。
タスクを委任する前に、いつどのように、そのタスクについてフォローアップするかを決めておくことと、補足的な情報を委任する人に転送するかどうか考えておくことが必要です。
例えば、タスクに［委任］メモを添えておくことを考えておく必要があるかもしれません。
タスクダイアログ・ボックスの［アドバンス］タブを開きます。
［委任］フィールドでドロップダウン・リストからの該当者を選択します。
フォローアップの活動を計画するために、［新規フォローアップ］ボタンをクリックします。
［OK］をクリックすると、タスクは受信者の計画ビューに委任タスクが作られ、依頼のメッセージが送られます。
受信者は委任を受諾するか、あるいは辞退することが可能です。
プロジェクトコントロールビューでは、ブレットマークの色で委任が受諾されたかどうかを表示します。
委任元の計画ビューでは、タスクは残っているが、委任されていることを示す［D］が付いた状態です。 また、受信タスク［R］が計画ビューに作られて、受信者のイニシャルが付けられます。
この段階では、受信タスクは実際にオリジナルのタスクのコピーとなり、そしてこの時点で時間単価は受信者の時間単価になります。
タスクを受諾した人が、［R］タスクを変更しても、あなたはそのタスクパラメータに対してもはや編集することは許されません。
受諾した人はタスクを変更することが許されます。 例えば割り当てられた時間、PERTパラメータあるいは財務の設定値などです。 これはあなた自身の計画の受信タスクに反映されます。
一旦タスクが委任されたら、あなた自身の（［D］と表示された）タスクの（所要）時間をゼロにするか、もしもまだそのタスクに対する時間予算を確保したいのならば、そのタスクで使用するだろう時間の総量に修正することが非常に重要です。 それをしないなら、あなたはプロジェクト予算で期待された労働コストの正しい描像を得られません。
この段階で委任は完了します。
［D］タスクのダイアログ・ボックスの［アドバンス］タブで委任のキャンセルチェックボックスにチェックすることによって後で委任をキャンセルすることができます。
また、［全般］タブで「受信者のタスクと同期をとる」にチェックすることによって［D］タスクを受信者タスクに同期させることができます。
［D］タスクを同期させると、タスクの受信者によって変えられたかもしれない詳細を更新することができます。
例えばタスクの受信者が受信タスクをサブプロジェクトに動かすようなとき、同期をとることは有用です。
この場合、［R］タスクだけが自動的にそれに応じて移動されます。
［D］タスクを同期させることによって、サブプロジェクトに変更された委任タスクをうまくフォローできます。
委任をキャンセルすると、［R］タスクはプロジェクト計画から取り除かれます。 そして［D］タスクが標準タスクに変換されます。
もしすでに権限を委ねていたその人からタスクを引き継ぎたいなら、委任をキャンセルする前に、委任タスクを同期させるべきです。
もしSYSOPが権限を与えている場合、「単純な委任オプション」を選択することが可能になります。
［アドバンス］タブでこの「単純な委任オプション」を選択すると、計画の中で委任タスクを作らないで、タスクを委任できます。 そして受信者は委任を辞退することが許されません。
別のタスクと依存関係にあるタスクを委任するとき、依存関係はプロジェクト計画で作られた［R］タスク上に保持されます。 ［D］タスクと依存関係を作ることは許可されません。
3.2.7 プロジェクトの計画ビュー
プロジェクトのタスクの概要を得るために、また委任するために必要な情報にアクセスするためにプロジェクトの計画ビューを使います。
プロジェクトコントロールビューのツリービューで該当のプロジェクトをマークし、ペインを右クリックしてポップアップメニューから［プロジェクトの計画］を選択します。
プロジェクトの計画ビューはタスクリストと一般作業負荷ビューから成り立っていて、各々のメンバーのスキルに応じて委任結果を考慮に入れた委任タスクの状態表示と、受信者の作業負荷を表示することができます。
このプロジェクトの計画ビューで委任をシミュレートしたりリセットすることができます。 またProjectControllerに選択したタスクを自動的に委任させることができます。
プロジェクトの計画ビューはプロジェクトのタスクと、プロジェクトチームの各々のメンバーに関する情報を結合します。
タスクリストは計画するプロジェクトに含まれるすべての標準タスクを表示して、タスクダイアログ・ボックスで定義されたタスクに要求される優先度、スキルとそのレベルを表示します。
Dカラムはどのタスクが委任されたか表示します。
次の縦列はプロジェクトのメンバーを表示します。
すべてのプロジェクトのメンバーを表示するためにカラムの数を調整することができます。
それぞれのタスクについて、時間とスキルに関してプロジェクトチームの所定のメンバーに委任するのにどれぐらい適切であるかを示すカラーサインが表示されます。
この表示はそれぞれのユーザーに与えられたスキルとそれぞれの作業負荷に基づいて表示されています。
サインは次のように使われます ：
黒いフィールドは、該当する人がそのタスクを担当していることを示していて、タスクが必要とするスキルとレベルを持っていること、そのタスクを引き受けることでその人にとって仕事の過多とならないことを示しています。
黒い / 青いフィールドは、該当する人がそのタスクを担当していることを示していて、スキルとレベルは持っているが、タスクを担当する期間に１００％以上の作業負荷の日があることを示しています。
赤い / 黒いフィールドは、該当する人がそのタスクを担当していることを示していて、タスクが必要とするスキルかレベルを持っていないことを示しています。
緑のドットは、該当する人がタスクを受け入れることを要求されたスキルとレベルを持っていて、そのタスクを受け入れることで仕事の過多を作らないことを示しています。
すなわち、その人はタスクを完成させるための資格を持っていて、そして時間も持っていることを示しています。
赤いドットは、該当する人がスキルとレベルを持っているが、このタスクを委任されると、作業負荷がタスクを担当する期間に１００％を超える日を持つことを示しています。
サインがない空白のフィールドは、該当する人がタスクに必要とされるスキルを持っていないことを示しています。 つまり与えられたレベルは不十分であることを示しています。
適切な人のカラムのサインをドラッグすることによって、当該タスクの委任をシミュレートすることができます。 一般作業負荷ビューは自動的に、タスクが実行されなくてはならない期間に彼らの仕事量の見込みを表示します。 この期間は一般作業負荷ビューの日付スケールの下に黄色のバーが表示されます。
ProjectControllerは、タスクの受信者の一般作業負荷ビュー上で委任の結果をタスクの開始日と終了日の全勤務日の間で等しく時間予算を分配します。 同時に、仕事の過多の表示は該当する人の作業負荷がいずれかの日に100％を超える場合を表示するだけです。
プロジェクトの計画ビューでの仕事の過多の表示は、期間中の1、2日程度の忙しいタスクがある場合に表示されている可能性があるので、受信者が違った日時にそのタスクの時間を割り当てると解決されるかもしれません。
特定の人のカラムにタスクをドラッグしてもタスクはすぐには委任されません。 委任者の名前カラムにそれをドラッグしたり委任のリセットボタンをクリックすることによって、常にタスクを元に戻すことができます。
委任したいなら、Dカラムで対応するチェックボックスにチェックすることによって実行できます。
一旦委任タスクを承認しプロジェクトコントロールビューに受信タスクが生成されたら、タスクダイアログ・ボックス経由で委任するときと同様に、受信者はメッセージリストで委任メッセージと委任したタスクを受け取ります。
委任をキャンセルしたいなら、プロジェクトの計画ビューのDカラムのチェックマークをはずすことでできます。
プロジェクトの計画ビューから、タスクカラムのタスク名をダブルクリックすると、直接タスクダイアログ・ボックスにアクセスすることができます。
3.2.8 標準タスクの自動的な委任
プロジェクトはプロジェクトの組織のさまざまな人々によって実行されるたくさんのタスクを含みます。
プロジェクトマネジャーとして、誰がこれらのタスクを担当するかに関して、該当する人々が資格を持っていて、利用可能である限りどんな優先度をも持たないでしょう。
ProjectControllerの自動的な委任機能を使うことによって、それらのタスクを計画するとき、時間を節約することができます。
プロジェクトの計画ビューで、自動的に委任されてはならないタスクと対象としない人々をクリックしてマークし、自動の委任ボタンをクリックします。
[自動的な委任のボタン]
プロジェクトのタスクは、適切なスキルを持ちそして該当するタスクを引き受けることが可能な作業負荷を持っているプロジェクトチームの人々に自動的に配られます。
委任は基準に一致したプロジェクトグループの委任可能なメンバーの間でランダムに生成にされます。
自動的な委任の終了後、委任を確認するためにＤカラムのチェックボックスにチェックしたり、特定の委任をリセットしたりすべての自動的な委任をキャンセルしたりすることができます。
3.2.9 サブプロジェクトを作る
サブプロジェクトを作るために、プロジェクトコントロールビューで親プロジェクトの名前をハイライト表示して、ペイン上を右クリックし、ポップアップメニューで［新規サブプロジェクト］を選択します。
プロジェクトダイアログ・ボックスで、適切なタブを使ってサブプロジェクトを定義します。
［全般］タブでは、「開始リンク」と「終了リンク」フィールドに特別な注意を払う必要があります。
サブプロジェクトの開始 / 終了日を入力したら、それらのフィールドではサブプロジェクトと連結したい親プロジェクトのマイルストーンを選択することが可能となります。
それらの連結はプロジェクトコントロールビューのなかで、プロジェクトとサブプロジェクトの従属関係を視覚化します。
3.2.10 PERTによるプロジェクト計画の評価
プロジェクトマネジャーにとって決定的に重要なタスクは、キックオフのすぐ後に主要な調整の必要性を避けるために早い段階で計画を評価することです。
リスク領域について気が付いて、開始段階から可能な限り現実的であるように計画を調整することは、その結果必要となる交渉や再考慮を後の機会に延期するよりもより良いことです。
計画段階でのPERT機能は非常に大きく役に立ちます。
PERT機能はプロジェクト計画のそれぞれの要素の中に隠された危険性を評価することが可能で、そして決断のために必要なバックグラウンドを与えます。
・ 予算は現実的か？
・ もしそうでなければ、どこでそれはクリティカルか？
・ 遅れがありそうか？
・ 代替の解決案はどれぐらい安全か？
これらは、PERTが答えるのを手伝うことができる質問のいくつかです。
PERT計算は、プロジェクトに含まれる個々のタスクのPERT － 所要時間パラメータのボトムアップの計算結果です。 このためそれぞれの個々のタスクを慎重に評価することが重要です。
プロジェクトダイアログ・ボックスの［PERT］タブはプロジェクトのすべてのタスクの概要を与えます。 それらの時間予算と、この予算内でタスクが完了する可能性の、楽観的 / 現実的 / 悲観的な評価を与えます。
またどのタスクがPERT計算に含まれるかも見ることができます。
カーブはプロジェクトに立てられたトータルな時間予算と、予算内でプロジェクトが完成する可能性の関係を表示します。
「サブプロジェクトを含む」チェックボックスをチェックすることによって、サブプロジェクトを含めることができます。
この情報でプロジェクトの計画を評価することができます。
プロジェクトが予算内で完成する可能性が低いなら、受容できるリスクに達するためにどれだけの余分の時間が必要か、すぐに見ることができます。
またどのタスクがクリティカルであるか見て、そして必要であるなら計画を修正することができます。
［プロジェクトダイアログ・ボックスの［PERT］タブは全体的なプロジェクトと同様にそれぞれのタスクの計算結果を表示することもできます。］
もし特定のタスクに関していくつかの選択肢を考えるとしたら、当該タスクをタスクダイアログ・ボックスの［PERT］タブで編集することができ、そしてすぐにプロジェクトダイアログ・ボックスの［PERT］タブで、その変更による全般的な可能性への影響を見ることができます。
プロジェクトの計画が設定されたら、印刷ボタンをクリックすることによって、データを印刷することができます。
後ほど、プロジェクトが走っているとき、それらの数字を参考にして、そしてタスクが編集され完了するにつれて、それらが正しい方向に動いているかどうか見ることが可能になります。
3.2.11 クリティカルパスとクリティカルタスクの確認
もう1つの評価ツールがProjectControllerによって提供されるPERT － 所要日数の計算です。
PERT － 所要時間と同じように、PERT － 所要日数機能はそれぞれのタスクの楽観的 / 現実的 / 悲観的な期限を評価して、そして登録することを可能にします。
この情報はプロジェクトのクリティカルタスクとそれを通してクリティカルパスを識別するために使われます。
アイコン「クリティカルパスの表示」や「クリティカルタスクの表示」をクリックすることによって、クリティカルパスとクリティカルタスクはプロジェクトコントロールビューのガントチャートで見ることができます。
計画段階で、これらの表示はプロジェクトの進捗を脅やかす可能性が最も高いボトルネックの要素に集中するのに役立ちます。
タスクの終了日の悲観的な評価が連結するマイルストーンの日付を超えるとき、そのタスクは「クリティカル」であると見なされます。
タスクの予定された期間が10日 － 例えば開始が1月1日で終了が1月10日 － タスクに関連づけたマイルストーンが1月12日である場合、タスクの期間の悲観的な評価が12日の場合は自動的にそのタスクをクリティカルにします。
この場合、マイルストーンの日付になったときタスクが完了しないという危険性があるので、そのタスクがガントチャート上で赤いラインを付けられます。
［クリティカルタスクはガントチャートで赤いラインを付けられます］
計画段階でクリティカルタスクを識別することはプロジェクトの計画の時間的な側面に焦点を合わせるのを手伝うことができます。 そしてタスクの配分と委任の選択を修正することができます。
ある場合には、非現実的なマイルストーンが再考されて、可能であるならそれは移動されるかもしれません。
クリティカルパスは完成に間に合うのためのチャンスが最も低いタスクの連続を言います。
それはそれぞれのタスクに入力したPERT － 所要日数の評価を考慮に入れるだけでなく、プロジェクトフローでどのようにタスクが互いに連結されたり相互依存するかを考慮しています。
ウィークリンク（クリティカルパス）を表すタスクは黄色のバーによって表示されます。
［クリティカルパスは関連するタスクを黄色のバーによって表示します。］
計画段階で、この情報は全体的な期限を考慮するべき重要なタスクを正確に指摘することができます。
計画からの乖離の危険を減らすために、それらのタスクの期限に注意を払うだけではなく、それらがどのように関連付けられるかを考慮することは重要です。
3.2.12 プロジェクト開始ウィザードとテンプレートを使う
ゼロからプロジェクトを組み立てることは厳しいプロセスです。
それはプロジェクトの各要素に対するプログラムに多数のデータを定義して、そして入力することを必要とします。
ProjectControllerはプロジェクト開始のプロセスをガイドするためにウィザードのセットを提供します。
ステップバイステップの指示ですべての重要なアクティビティを考慮して、そして決定することを確認できます。
メインツールバーで［ウィザード］アイコンをクリックすることで［ProjectControllerウィザード］を見ることができます。
新規プロジェクトを計画するとき、過去の経験を使うことができます。
ProjectControllerのクローン機能は、プロジェクトの全体あるいは一部の要素をコピーすることができます。
コピーしたいプロジェクトの名前をハイライト表示し、ペイン上を右クリックして、ポップアップメニューで［プロジェクトのクローン］を選択します。 それからウィザードの指示に従います。
ProjectControllerが提供するもう1つの役に立つ機能が「プロジェクトテンプレート」の作成機能です。
例えば、繰り返し会社で使われている生産プロセスや開発方法は類似のリソースとアクティビティの順序を伴うプロジェクトを生成するでしょう。
ProjectControllerで、プロジェクトを新規に作るか、あるいはクローンを作るとき、プロジェクトをテンプレートとして保存して、そして将来新規プロジェクトを作るときにそのテンプレートを使うことが可能になります。
3.3 プロジェクトを管理する
プロジェクトが実行され、そして進捗しているとき、ProjectControllerはそのタスクに関与しているTaskTimerのユーザーによって登録された実際の使用時間で自動的にそれぞれのタスクの実績とバランスフィールドをアップデートします。
にもかかわらず、時間と人はプロジェクトコストの実像を描くために示される必要がある唯一のリソースではありません。
マイレージ（車の走行距離)を含めての、すべての経費は記録されなければなりません。
ProjectControllerでは、プロジェクトのそれぞれの要素によって引き起こされたすべての経費を登録して、そして見ることができます。
3.3.1 経費を記録して、そして追跡する
仕事に取り組んで、ミーティングに参加するか、あるいは委任したタスクについてフォローアップをするとき、タスクダイアログ・ボックスの［アカウント］タブで使用した時間と発生経費を登録することができます。
［経費の追加］ボタンをクリックして、ドロップダウン・リストで「経費」や「マイレージ」を選択して、項目を［追加］ / ［編集］ / ［削除］するためにペイン上を右クリックします。
プロジェクトコントロールビューでタスクを右クリックすることによって、またアカウントから［経費］ダイアログ・ボックスを開いて、ポップアップメニューで経費の計算を選ぶことができます。
マイレージあるいは経費を入力するなら、それらの数字は経費リストに登録されて、そしてタスク終了したとき、送り状を作るべき経費のリストに加えられます。
消費時間を登録する
タスクに使われた時間を記録したら、タスクのアカウントは自動的にプロジェクトアカウントと一緒に、すぐに更新されます。
これは労働コスト予算と実際の労働コストの関係と同様、割り当てられた時間と消費された時間の間のバランスについてリアルタイムに表示します。
その結果として起こる乖離を識別することができて、修正することができきます。
タスクに使われた時間をさまざまな方法で登録することができます ：
・ タスクを編集するとき
当該のタスクの［アカウント］タブから、［経費］ボタンをクリックして、ドロップダウン・リストから［消費時間］を選択することで使用時間を入力できます。
・ 時間登録ビューからの入力
さまざまなタスクやプロジェクトに取り組み、そして例えば2日後に使用時間を記録するなら、時間登録ビューを使うことを望むでしょう。
このビューは選択された週に関係するプロジェクトとタスクを表示します。
伝統的な時間登録シートに似ているこのテーブルで、その週の各々の日にさまざまなタスクに使われた時間を入力することができます。
時間登録ビューはツールバーのアイコンから直接アクセス可能です。 適切なフィールドをクリックして、使用時間総計を入力あるいは編集します。
・ ストップウォッチから
もし特定の仕事で使われた非常に正確な時間を記録したいなら、［ストップウォッチ］を使うことができます。
ビューメニューで［ストップウォッチ］を選択します。
使用時間は、タスクダイアログ・ボックスの「消費時間の追加」に測定されて記録されます。
ストップウォッチからタスクアカウントに時間を加えるために、「ストップウォッチから追加」ボタンをクリックします。
・ デイリービューから
タスクペインからアポイントメントペインにタスクをドラッグすることによって、デイリービューで予約時間を確保することに慣れているなら、このような方法で記録することをより好むでしょう。
アポイントメントペインにタスクをドラッグすると、ProjectControllerは「タスクの仕事時間を予約」ダイアログ・ボックスを開きます。
このボックスでは、「タスクをアポイントに変換（タスクは削除）」か、「時間を予約してタスクを維持」から選択することができます。
そのとき、変えられた時間を、「経費に追加」ボックスをチェックすることによってその指定した時間を消費時間として記録することが可能になります。
時間を予約するとき、タスクに割り当てられた時間を実績に加えないことを選択するなら、別途アポイントメントダイアログ・ボックスのアカウントタブにアクセスできるようになります。 そして後にタスクに使われた時間を加えることができます。
「タスクの仕事時間を予約」ダイアログ・ボックスに、また当該タスクの残り時間を見ることができます。
タスクを完了するために必要な残り時間は実際に消費された時間と2つのつの異なる方法で達成された割合から計算されます ：
予算から
タスクの残りの作業で消費する時間が、その段階で計画された時間で達成されるであろうと推定するとき、この計算を使わなくてはなりません。
例えば、あるタスクのために10時間の予算が立てられ、そして完了した割合が20％であるなら、ProjectControllerは最初の20％を達成するために消費された時間から残りの時間が8時間（予算立てられた10時間のうちの80％)と計算します。
消費された時間から
このオプションは、現在までに消費されたタスクの時間が全体のタスクの所要時間を代表するという考え方に基づいています。 それに基づいてこの段階までの進捗度合いと消費された時間からタスクを完了させるために必要な残り時間が評価されます。
例えば、あるタスクのために10時間が予算立てられ、しかし今までに4時間が最初の20％を完了するために必要であったなら、ProjectControllerは最初に使われた時間から仕事の20％を推定して残り時間が16時間(80％ / 20％ x 4)と計算します。
登録される消費時間と残り時間の計算では、タスクとタスクの成功要因を達成するために必要な追加時間がどちらが適しているかを評価するために使われます。
プロジェクトフォローアップビューでは、プロジェクトの全タスクの概要を得ることができます。
このビューにアクセスするために、プロジェクトコントロールビューでプロジェクトを右クリックして、ポップアップメニューで［アカウント］→［フォローアップ］を選択します。
3.3.2 状況のコントロールと報告
複雑なプロジェクトをモニターするとき、常にプロジェクトのアクティビティの進捗を知らせられて、そして遅れについて警告されることは重要です。
何が重要であるかに関して集中するためにプロジェクトとそのマイルストーンの状況の概要に迅速にアクセスすることが可能であることは決定的です。
プロジェクトダイアログ・ボックスの［オートメーション］タブで状況機能を有効にしたなら、プロジェクトの状況表示は定義した規則に従って自動的に計算されます。
代わりに、手動でプロジェクトとタスクの進捗状況をセットすることもできます。
プロジェクトの要素の進捗状況はガントチャートのバーの色と凡例にあるシンボルによって表示されます。
それから、ひと目で進捗の遅れを識別して、そして迅速に対応することが可能になります。
プロジェクトあるいはタスクの［状況］タブから、状況報告を求めるか、あるいは送ることができます。
その際に状況タスクテンプレートを使うことによって、すべての適切な情報が含まれることを確保できます。
［プロジェクトでのそれぞれのアクティビティの状況は［プロジェクトコントロールビュー］のガントチャートで、その色によって示されます。］
3.3.3 クリティカルな要素とボトルネックのモニタリング
ProjectControllerの状況機能は、プロジェクトの進捗をコントロールするためのユニークなツールを提供します。 しかし、プロジェクトが一旦開始されてそして進捗している段階で、プロジェクトの計画の評価に使うPERT機能はモニタリングツールとしてまた重要です。
プロジェクトが実行されて、問題が起き、その問題が解決されたら、タスクのそれぞれのPERT評価は再調整されるべきで、そして新しいパラメータは全体的な構図に影響を与えるでしょう。
同様に、タスクが完了して、そして終了マークを付けたとき、その完成は事実になります。 そしてそれらのタスクはPERT － 所要時間の全体的な計算にはもう考慮に入れられません。
プロジェクトダイアログ・ボックスの［PERT］タブで、プロジェクトが進捗している時には、いつでも予算内で完成する可能性についての更新された計算結果を見ることができます。
それから数字を前のPERTレポートと比較して、そして傾向が正しいかどうか見て、そして予算からの乖離を予想することができます。
時間が進行し、クリティカルタスクの順序が前と同じでなくなったとき、それぞれのタスクのPERT － 所要日数パラメータは修正されるべきです。
クリティカルなタスクやサブプロジェクトが完了したら、期限や所要時間の再評価をすることは、プロジェクトのボトルネックが他のエリアに移動したということを示すために良い事です。
規則的にプロジェクトコントロールビューのクリティカルパスの表示を見ることで、起こりうる新しい脅威に注意を集中させることで、取り組みを正しい問題に集中することが可能になるでしょう。
3.3.4 フォローアップと周期的な報告
フォローアップ
プロジェクトが進捗する間に、プロジェクトであなたに責任があるすべてのタスクをリストアップして、フォローアップレポートを作成することが可能です。
このレポートは、それぞれのタスクや時間予算について、予算 / 消費 / 残りの数値をそれぞれのアクティビティに徹底するための貴重な情報を示します。
［フォローアップ］ビューにアクセスするために、［プロジェクトコントロールビュー］でプロジェクトを右クリックし、ポップアップメニューで［アカウント］→［フォローアップ］を選択します。
レポート
特定のProjectControllerユーザーあるいはすべてのユーザーの、プロジェクトのアクティビティに関する［ウィークリー］、［マンスリー］あるいは［四半期］のレポートを得るために、プロジェクトコントロールビューを右クリックし［アカウント］→［レポート］を選択します。
いつでも、PERTレポートがプロジェクトダイアログ・ボックスの［PERT］タブからプリントすることができます。
それらのレポートはプロジェクトのバロメーターであって、そしてリスクに関してプロジェクトの健康度合いを文書化することができます。
それらは同じく将来予算を組む類似のプロジェクトのスケジューリングに使うことができる貴重な情報を集めます。
送り状
タスクに完了マークがついたとき、それはプロジェクトの［送り状のためのタスクの選択］ビューに加えられるでしょう。
このビューを開くために、プロジェクトを右クリックして、［アカウント］→［送り状］を選択します。
タスクに登録されたすべての経費などの内容がリストされ、そして消費した時間に対する送り状を作るべき合計は［アカウント］カラムに表示されます。
タスクダイアログ・ボックスの［アカウント］タブで選択したオプションによって、この合計は時間予算からの労働コスト予算または、実際に消費され登録されている時間からもたらされる合計になります。
それはまた財務の合計フィールドに実績として手作業で入力した量でもあり得ます。
送り状に含めないタスクについては、チェックマークを削除して、そして次に［OK］をクリックします。
［送り状ファイル］ダイアログ・ボックスで、送り状データがエクスポートされるのに必要なファイルとフィールド区切り文字を入力または選択します。
すべての適切な情報は選択されたファイルに書き出されるでしょう。 そして経理部署は詳細な送り状を送ることが可能になります。
送り状を作られたタスクはプロジェクトコントロールビューで$ － サインでマークされます。
